Laman Informasi Isu Pendidikan Dan Prinsip Perakaunan

Dokumen Sumber


Dokumen sumber

Dokumen sumber atau dikenali juga sebagai dokumen punca merupakan dokumen yang membuktikan berlakunya sesuatu urus niaga dan merupakan asas dalam rekod perakaunan. Kawalan ke atas dokumen sumber penting untuk memastikan data perakaunan adalah boleh dipercayai dan tepat. Tujuan penyediaan dokumen sumber adalah sebagai langkah kawalan dalaman, bukti berlakunya urus niaga dan merupakan input kepada proses perekodan.

Seperti yang anda telah pelajari dalam Modul Memahami Organisasi Perniagaan, terdapat berbagai jenis dokumen sumber dalam aktiviti perniagaan. Penjelasan mengenai dokumen sumber yang lazim digunakan telah diberikan dalam Modul Memahami Organisasi Perniagaan. Beberapa jenis dokumen yang kerap digunakan diberi di bawah ini.

Invois
Invois terdiri daripada 2 jenis iaitu invois jualan yang membuktikan berlakunya jualan kredit dan Invois belian yang membuktikan berlakunya belian kredit.

Butiran dalam invois termasuklah: kuantiti, harga, ciri barang atau perkhidmatan, cara penghantaran perlaksanaan perkhidmatan dan syarat kredit.

Nota debit
Dokumen ini memaklumkan catatan debit yang telah dibuat pada sesuatu akaun misalnya, nota debit dari bank yang memaklumkan simpanan pelanggan dikurangkan kerana pembayaran tertentu seperti pembayaran balik hutang atau pembayaran perkhidmatan bank.

Nota kredit
Dokumen ini memaklumkan catatan kredit kepada sesuatu akaun misalnya nota kredit daripada pembekal kepada pembeli memaklumkan pembeli bahawa akaunnya telah berkurangan disebabkan oleh pemulangan barang atau pemberian diskaun.

Resit
Dokumen ini mengesahkan urus niaga tunai. Resit boleh dikeluarkan oleh perniagaan bagi tunai yang diterima dan resit juga boleh diterima oleh perniagaan jika perniagaan membuat bayaran.

Bil tunai
Dokumen ini juga boleh mengesahkan jualan secara tunai jika perniagaan yang mengeluarkan bil tunai.
Sebaliknya, jika perniagaan menerima bil tunai, ini bermakna perniagaan telah membuat belian secara tunai.

Baucer pembayaran
Dokumen ini juga memberi maklumat mengenai urus niaga atau bank. Baucer pembayaran merupakan bukti bagi pembayaran yang telah dibuat sama ada secara tunai atau melalui cek. Dokumen ini mengandungi maklumat seperti jumlah pembayaran, tujuan pembayaran, barangan yang dibeli, kuantiti, harga dan maklumat lain yang difikirkan perlu. Dokumen ini perlu disahkan sebelum pembayaran dibuat dengan tandatangan penerima.

Nota serahan
Dokumen yang dikeluarkan oleh pembekal diberikan kepada pembeli sebagai bukti penyerahan barang oleh pembekal. Nota serahan mengandungi keterangan tentang jenis barang yang dihantar dan kuantiti.
Walau bagaimanapun, maklumat dalam dokumen ini tidak direkod ke dalam jurnal.

Ciri-ciri Dokumen Sumber
Dokumen punca perlu mempunyai ciri-ciri tertentu supaya dapat berfungsi dengan berkesan dan dapat memudahkan proses perekodan maklumat. Antara ciri-ciri ini ialah:

– Memudahkan diisi
– Mengandungi maklumat urus niaga yang diperlukan
– menentukan jumlah salinan yang diperlukan
– Bentuk setiap kumpulan (atau salinan) sepatutnya berbeza mungkin berdasarkan warna atau saiz atau ciri lain.

Analisis data

Data dianalisis berdasarkan dokumen sumber untuk mengetahui:

  • jenis urus niaga
  • bilakah ia berlaku
  • sama ada melibatkan catatan ke jurnal atau tidak
  • jumlah nilai kewangan

Dalam perniagaan seharian, anda perlu menganalisis maklumat daripada dokumen sumber supaya dapat ditukar ke dalam bentuk senarai urus niaga. Anda boleh merujuk kepada Menu Latihan untuk melihat contoh dokumen sumber dan senarai urus niaga.

Jurnal

Jurnal merupakan buku catatan pertama yang digunakan untuk merekod urus niaga dari dokumen sumber yang relevan. Semua urus niaga yang dicatatkan adalah mengikut kronologi iaitu mengikut tarikh urus niaga berlaku. Jurnal dibuka untuk tujuan :

  • Menyediakan rekod secara kronologi
  • Mendedahkan kesan ke atas urus niaga
  • Memudahkan kerja mengesan dan menyusun urus niaga
  • Mengurangkan kemungkinan mencatat maklumat yang tidak perlu
  • Memudahkan pengeposan maklumat ke lejar

Jurnal terdiri daripada dua jenis iaitu Jurnal Khas dan Jurnal Am. Jurnal khas dinamakan sedemikian kerana jurnal ini dikhaskan hanya untuk urus niaga yang serupa jenis dan kerap berlaku seperti jualan dan belian secara kredit, urus niaga secara tunai dan sebagainya. Ini bermakna, bilangan jurnal khas yang disediakan oleh sesebuah entiti mungkin berlainan daripada yang sediakan oleh entiti lain disebabkan urus niaga yang berlainan jenis.

Jurnal am pula disediakan untuk merekod urus niaga yang tidak sesuai direkodkan ke dalam jurnal khas. Antara urus niaga yang direkodkan dalam jurnal am ialah urus niaga pembelian aset secara kredit (selain daripada barang niaga), pelupusan aset tetap, ambilan stok, urus niaga berkaitan catatan pelarasan, pembetulan, penutup dan pembalik.

Ringkasan beberapa jenis jurnal yang kerap disimpan serta fungsi setiap satu diberikan di bawah:

Jenis Jurnal

Fungsi

Jurnal Belian

Merekodkan semua belian barang niaga secara kredit (atau berhutang)

Jurnal Pulangan Belian

Merekodkan semua pulangan belian

Jurnal Jualan

Merekodkan semua jualan barang niaga secara kredit (atau berhutang)

Jurnal Pulangan Jualan

Merekodkan semua pulangan jualan

Jurnal Penerimaan Tunai (bahagian kiri/debit Buku Tunai)

Merekodkan semua penerimaan tunai

Jurnal Pembayaran Tunai (bahagian kanan/kredit Buku Tunai)

Merekodkan semua pembayaran tunai

Jurnal Am

Merekodkan semua urus niaga lain yang tidak sesuai direkodkan dalam jurnal khas

Seksyen seterusnya memberi contoh bagaimana jurnal disediakan. Perhatikan lajur-lajur yang terlibat dan butiran yang diisi dalam setiap lajur.

Secara am, maklumat penting yang sepatutnya terdapat dalam setiap jurnal terdiri daripada nama jurnal, tarikh urus niaga berlaku, nama serta rujukan (kod atau maklumat lain) akaun-akaun yang terlibat, nilai mata wang urus niaga serta maklumat tambahan bergantung kepada jenis jurnal seperti rujukan dokumen punca dan penjelasan ringkas mengenai urus niaga.

Seperkara lagi yang perlu diambil maklum mengenai jurnal ialah maklumat dari semua jurnal akan dipindahkan atau diposkan ke dalam akaun di lejar. Setiap urus niaga perlu direkodkan sekurang-kurangnya dua kali, satu di sebelah debit dan satu lagi di sebelah kredit. Setiap jenis jurnal memberikan maklumat mengenai akaun-akaun dalam lejar yang akan didebit atau kredit. Hanya cara maklumat ini dipersembahkan kelihatan berbeza. Isu ini akan dibincangkan lagi dalam seksyen seterusnya apabila contoh jurnal secara terperinci diberikan.

Jurnal Am
Contoh jurnal am diberikan di bawah:

Tarikh

Perkara

Kod akaun

Debit

Kredit

1/1/01

Bangunan
Kereta
Modal
(memasukkan tunai dan
kereta sebagai modal)

1010
1210
3210

150000
25000

175000

Maklumat dalam jurnal di atas menerangkan bahawa akaun bangunan dan kereta akan didebitkan masing-masing dengan RM150,000 dan RM25,000 dan akaun modal pula dikreditkan dengan RM175,000.

Jurnal khas
Contoh beberapa jenis jurnal khas adalah seperti berikut:

Jurnal penerimaan tunai

Tarikh

Rujukan dokumen

Perkara

Kod akaun

Jumlah diskaun jualan

Tunai

Bank

Jualan

Penghutang

Lain-lain

2/1/01

Jualan

3400

5000

5000

Jurnal pembayaran tunai

Tarikh

Rujukan dokumen

Perkara

Kod akaun

Jumlah diskaun Belian

Tunai

Bank

Belian

Pemiutang

Lain-lain

2/1/01

Pemiutang

2400

2500

2500

Bagi anda yang biasa dengan penggunaan buku tunai, anda tidak perlu bimbang dengan penyediaan kedua-dua jenis jurnal di atas. Ini adalah kerana kedua-duanya merupakan bahagian-bahagian tertentu buku tunai. Jurnal penerimaan tunai merupakan bahagian kiri atau debit buku tunai manakala jurnal pembayaran tunai merupakan bahagian kanan atau kredit buku tunai. Bagi kedua-dua jenis jurnal tunai ini, bilangan lajur selepas lajur “Kod akaun” tidak terhad. Lajur “lain-lain” seperti contoh di atas, masih boleh dipecahkan secara lebih terperinci. Walau bagaimanapun, bilangan minimum lajur selepas lajur “Kod akaun” ialah satu iaitu untuk tunai atau bank bergantung kepada kehendak entiti.

Amalan untuk menyediakan lajur yang khas untuk jualan, penghutang serta diskaun jualan (juga dikenali sebagai diskaun diberi) bagi jurnal penerimaan tunai dan lajur khas untuk belian, pemiutang serta diskaun belian (juga dikenali sebagai diskaun diterima) bagi jurnal pembayaran tunai adalah untuk memudahkan pindahan ke lejar. Umpamanya bagi jurnal penerimaan tunai, sekiranya entiti kerap menerima tunai daripada penghutang, adalah lebih mudah jika setiap urus niaga tunai daripada penghutang diasingkan ke dalam satu lajur dan kemudiannya dijumlahkan terlebih dahulu untuk diposkan ke akaun penghutang dan tunai.

Untuk jurnal penerimaan tunai, akaun yang akan didebitkan ialah akaun tunai dan diskaun jualan manakala akaun yang akan dikreditkan ialah akaun jualan, penghutang dan lain-lain. Untuk jurnal pembayaran tunai pula, akaun yang akan didebitkan ialah akaun belian, pemiutang dan lain-lain manakala akaun yang akan dikreditkan ialah akaun tunai dan diskaun belian.

Jurnal jualan

Tarikh

No. Invois

Penghutang

Kod akaun

Amaun

2/01/01

1210

Ali

1030-01

400

5/01/01

1211

Baba

1030-02

300

10/01/01

1212

Bujang

1030-03

500

12/01/01

1213

Chaca

1030-04

200

17/01/01

1214

Dee Dee

1030-08

450

23/01/01

1215

Eng

1030-06

250

2100

Bagi contoh jurnal jualan di atas, jumlah penghutang RM2,100 akan diposkan ke sebelah debit akaun Kawalan Penghutang dan ke sebelah kredit akaun jualan dalam lejar am . Pada masa yang masa, hutang individu yang dibuat oleh setiap penghutang akan diposkan ke akaun masing-masing di sebelah debit juga dalam lejar kecil atau subsidiari. Ia bukan lah sebahagian dari catatan beregu tetapi dilakukan untuk tujuan kawalan untuk mengetahui jumlah hutang setiap penghutang.

Contoh jurnal pulangan jualan diberikan di bawah.

Jurnal pulangan jualan

Tarikh

Nota debit

Penghutang

Kod akaun

Amaun

16/01/01

110

Ali

1030-01

50

25/01/01

111

Baba

1030-02

100

150

Jumlah sebanyak RM150 akan direkodkan ke akaun pulangan jualan di sebelah debit manakala akaun kawalan penghutang di sebelah kredit menandakan pengurangan kepada jumlah yang dihutang oleh penghutang. Seperti contoh jualan kredit yang memberi kesan kepada akaun penghutang individu dalam lejar subsidiari, pulangan jualan daripada setiap penghutang individu juga direkodkan dalam akaun penghutang individu dalam lejar subsidiari tetapi di sebelah kredit.

Bagi jurnal belian pula, akaun pemiutang dan belian pula yang terlibat seperti di tunjukkan dalam contoh di bawah.

Jurnal belian

Tarikh

No. Invois

Pemiutang

Kod akaun

Amaun

2/01/01

2100

Doo

2100-01

500

5/01/01

2100

Ree

2100-02

300

10/01/01

2100

Mee

2100-03

200

1000

Jumlah RM1,000 akan diposkan ke akaun Kawalan Pemiutang di sebelah kredit dan akaun Belian di sebelah debit. Akaun pemiutang individu dalam lejar subsidiari juga dikreditkan jumlah hutang masing-masing.

Jurnal pulangan belian yang menunjukkan pengurangan belian dari pemiutang kesan daripada pulangan barang niaga yang telah dibeli ditunjukkan di bawah.

Jurnal pulangan belian

Tarikh

Nota Kredit

Pemiutang

Kod akaun

Amaun

16/01/01

210

Doo

2100-01

50

25/01/01

211

Ree

2100-02

50

100

Dalam contoh ini, jumlah sebanyak RM100 akan direkodkan ke akaun pulangan belian di sebelah kredit dan akaun kawalan pemiutang di sebelah debit. Jumlah pulangan yang dibuat kepada pemiutang individu ditunjukkan juga dalam akaun pemiutang individu di lejar subsidiari di sebelah debit.

Setelah anda memahami maksud jurnal dan bagaimana menyediakan catatan jurnal anda bolehlah melaksanakan latihan melalui Menu Simulasi

Lejar

Lejar terdiri daripada seluruh kumpulan akaun yang disediakan oleh entiti. Terdapat dua jenis lejar iaitu lejar am dan lejar subsidiari. Semua maklumat dari jurnal dipindahkan ke lejar sebelum sebarang penyata kewangan boleh disediakan. Lejar dibuat bertujuan untuk mengasingkan kesan urus niaga ke atas akaun-akaun secara terperinci untuk memudahkan penyediaan penyata kewangan. Setiap catatan dalam jurnal dipindahkan ke dalam lejar am sahaja ataupun lejar am dan lejar subsidiari. Lejar subsidiari menyokong lejar am. Kebanyakan catatan memerlukan pemindahan ke lejar am sahaja. Catatan yang memerlukan pindahan kepada kedua-dua lejar am dan subsidiari adalah catatan bagi akaun yang mempunyai akaun-akaun kecil yang banyak seperti akaun penghutang yang terdiri daripada beberapa akaun penghutang individu. Dalam kes ini, semua akaun penghutang individu dibuka dalam lejar subsidiari manakala akaun “besar” atau dikenali sebagai akaun kawalan dibuka dalam lejar am. Sekiranya bahagian debit semua akaun penghutang individu dicampur, jumlahnya adalah seperti jumlah bahagian debit akaun kawalan. Demikian juga keadaannya dengan bahagian kredit. Peraturan simpan kira yang anda pelajari dalam bahagian terdahulu perlu diaplikasikan dalam menyediakan akaun-akaun dalam lejar berkaitan.

Setelah anda memahami maksud lejar dan bagaimana menyediakannya berdasarkan peraturan yang relevan, anda bolehlah melaksanakan aktiviti yang berkaitan dalam Menu Simulasi.

Tinggalkan Jawapan

Masukkan butiran anda dibawah atau klik ikon untuk log masuk akaun:

WordPress.com Logo

Anda sedang menulis komen melalui akaun WordPress.com anda. Log Out / Tukar )

Twitter picture

Anda sedang menulis komen melalui akaun Twitter anda. Log Out / Tukar )

Facebook photo

Anda sedang menulis komen melalui akaun Facebook anda. Log Out / Tukar )

Google+ photo

Anda sedang menulis komen melalui akaun Google+ anda. Log Out / Tukar )

Connecting to %s

%d bloggers like this: