Laman Informasi Isu Pendidikan Dan Prinsip Perakaunan

Archive for Julai, 2008

RILEK MINDA

persembahan-rileks-minda

Penyata Kewangan

Penyata kewangan

Kandungan dan komponen penyata kewangan akan dibincangkan dalam bahagian selepas ini. Sebagai ringkasan, penyata kewangan terdiri daripada penyata pendapatan, penyata perubahan ekuiti, kunci kira-kira, penyata aliran tunai dan nota serta maklumat lain yang berkaitan.

Penyata Pendapatan
Seperti yang anda sedia maklum, penyata ini menunjukkan ringkasan hasil dan belanja sebuah entiti atau sekumpulan entiti bagi tempoh tertentu. Penyata ini digunakan untuk menilai prestasi perniagaan entiti tersebut.

Nilai untung atau rugi yang diperolehi daripada penyata pendapatan apabila kesemua belanja ditolak daripada hasil akan ditunjukkan di dalam penyata perubahan ekuiti di bahagian untung/perolehan tertahan. Amalan masa kini ialah untuk penyata pendapatan disediakan dalam bentuk laporan tidak lagi dalam bentuk akaun dengan dua bahagian kiri dan kanan seperti T. Antara maklumat dalam penyata pendapatan ialah hasil, kos barang dijual, untung atau rugi kasar, belanja kendalian, pendapatan dan perbelanjaan lain, dan seterusnya untung atau rugi bersih.

Pengiraan untung terbahagi kepada dua iaitu :
Bahagian sehingga untung kasar yang juga dikenali sebagai akaun perdagangan iaitu

Untung/rugi kasar = Jualan – Kos barang dijual

dan bahagian penentuan untung bersih yang juga dikenali sebagai akaun untung rugi iaitu

Untung/rugi bersih = Untung/rugi kasar + Hasil lain-lain – Belanja lain

Untung atau rugi bagi sesuatu tempoh akan memberi kesan kepada kedudukan ekuiti pemilik.

Penyata Perubahan Ekuiti
Dalam penyata ini, modal diasingkan daripada rizab jenis untuk membezakan perubahan kepada ekuiti yang berlaku dalam tempoh pelaporan daripada sumber lain.
Baki untung/perolehan tertahan dari tempoh terdahulu juga ditunjukkan secara berasingan. Untung/pendapatan dalam tahun pelaporan dicampur kepada baki ini. Selain daripada itu sekiranya terdapat ambilan, ambilan ditunjukkan sebagai pengurangan kepada jumlah untung/perolehan tertahan. Sekiranya ambilan melebihi jumlah untung/perolehan, baru perbezaan ditolak daripada jumlah modal. Sekiranya terdapat rizab lain seperti rizab penilaian semula, ini juga akan ditunjukkan di penyata perubahan ekuiti. Baki modal dan rizab (terdiri daripada kedua-dua rizab hasil serta rizab modal) seterusnya menjadi input kepada bahagian ekuiti pemilik dalam penyata kunci kira-kira. Tajuk penyata perubahan ekuiti mengandungi nama organisasi, nama penyata dan tempoh penyata disediakan kunci kira-kira

Kunci Kira-Kira
Penyata ini memberi maklumat tentang kedudukan kewangan organisasi pada satu titik masa tertentu. Penyata ini mencerminkan jumlah aset, liabiliti dan ekuiti pemilik pada tarikh tertentu. Tajuk kunci kira-kira mengandungi nama organisasi, nama penyata dan tarikh penyata kunci kira-kira disediakan. Ini bermakna maklumat yang ternyata dalam penyata kunci kira-kira adalah untuk satu tarikh tertentu sahaja. Pada tarikh tersebut juga, persamaan perakaunan adalah seimbang.

Pada waktu dahulu, penyata kunci kira-kira sering disediakan dalam bentuk dua bahagian kiri dan kanan iaitu bentuk T. Amalan masa kini ialah untuk menyediakan penyata kunci kira-kira dalam bentuk laporan dengan dua bahagian tetapi secara menurun. Bahagian pertama terdiri daripada aset dan liabiliti semasa. Lazimnya aset bukan semasa disenaraikan di barisan teratas. Peruntukan susut nilai bagi semua akaun aset tetap nyata ditolak daripada aset tetap yang relevan. Ini diikuti oleh aset tetap tidak nyata seperti Pelaburan Jangka Panjang dan Francais. Selepas daripada itu, aset semasa pula disenaraikan dengan akaun kontra Peruntukan Hutang ragu ditolak daripada akaun Penghutang jika relevan. Jumlah liabiliti semasa ditolak daripada jumlah aset semasa untuk memberikan nilai aset semasa bersih atau modal kerja. Jumlah aset semasa bersih dicampur dengan jumlah aset bukan semasa bersih untuk mendapatkan jumlah aset bersih. Bahagian kedua pula lazimnya bermula dengan ekuiti pemilik. Jumlah modal dan rizab dicampur untuk mendapatkan jumlah ekuiti pemilik. Jumlah ini dicampur dengan jumlah liabiliti jangka panjang dan tertunggak untuk mendapatkan jumlah ekuiti pemilik dan liabiliti jangka panjang. Jumlah bahagian kedua ini sepatutnya seimbang dengan jumlah bahagian pertama.

Dalam seksyen terdahulu anda telah dimaklumkan bahawa untung atau rugi yang terhasil dalam sesuatu tempoh perakaunan akan memberi kesan kepada ekuiti pemilik di bahagian ekuiti pemilik iaitu melalui penyata perubahan ekuiti. Kunci kira-kira boleh disediakan sama ada sebelum atau selepas mengambil kira kesan daripada operasi atau kendalian sesebuah entiti. Jika sebelum, kunci kira-kira tidak akan mengambil kira untung atau rugi kerana pada waktu itu penyata pendapatan belum boleh disediakan kerana tiada urus niaga hasil atau belanja. Bagi kunci kira-kira yang disediakan selepas angka untung atau rugi dihitung, jumlah ekuiti pemilik adalah setelah dicampur untung atau ditolak rugi bagi tempoh semasa.

Penyata Aliran Tunai
Penyata aliran tunai dipersembahkan secara menegak atau laporan dengan tiga bahagian utama. Setiap satu bahagian memberikan maklumat mengenai aliran tunai masuk dan keluar dari aktiviti berlainan iaitu aktiviti operasi/kendalian (operating activities); aktiviti pelaburan (investment activities); dan aktiviti kewangan (financing activities). Memandangkan penyata ini memberi maklumat mengenai aliran tunai masuk dan keluar bagi sesuatu tempoh perakaunan, tajuk penyata ini mengandungi maklumat tentang tempoh perakaunan bagi mana penyata disediakan selain daripada maklumat nama organisasi dan nama penyata.

Tujuan Penyata Aliran tunai adalah untuk mengenal pasti aktiviti utama dalam satu tempoh perakaunan yang menyumbang kepada aliran keluar dan masuk tunai.

Format yang sering digunakan adalah seperti berikut:

Nama perniagaan
Penyata Aliran tunai
Untuk tahun/tempoh berakhir …..

Aliran tunai dari aktiviti operasi
Tunai diterima dari aktiviti operasi
Tunai yang dibayar untuk aktiviti operasi
Tunai bersih dari aktiviti operasi(1)

xxxx
(xx)

Xx

Aliran tunai dari aktiviti pelaburan
Tunai diterima dari aktiviti pelaburan
Tunai dibayar untuk aktiviti pelaburan
Tunai bersih dari aktiviti pelaburan (2)

xxxx
(xx)

Xx

Aliran tunai dari aktiviti kewangan
Tunai diterima dari aktiviti kewangan
Tunai dibayar untuk aktiviti kewangan
Tunai bersih dari aktiviti kewangan (3)

Xxxx
(xx)

Xx

Jumlah peningkatan tunai bersih (1) + (2) +(3)
Baki tunai tahun sebelumnya
Baki tunai tahun semasa

Xxxxxx
Xxxx
Xxxxxxxxxx

Catatan penutup

Catatan ini dibuat dalam jurnal am dan diposkan ke lejar sebelum bermulanya tempoh perakaunan yang baru. Catatan ini tidak seharusnya dibuat sebelum penyata kewangan disediakan kerana kesan daripada catatan penutup ialah semua akaun yang ditutup tidak akan mempunyai sebarang baki ataupun bakinya ialah sifar walhal imbangan duga merupakan senarai baki akaun-akaun lejar am. Namun, amalan selalunya tidak membezakan sama ada penyata kewangan sudah disediakan atau tidak sebelum catatan ini dibuat. Hanya dari segi teorinya catatan ini tidak sepatutnya dibuat terdahulu daripada penyediaan penyata kewangan.

Konsep tempoh atau jangka masa perakaunan mengandaikan jangka masa sesebuah entiti boleh dibahagikan kepada tempoh-tempoh tertentu. Bagi setiap tempoh, prestasi entiti tersebut boleh diukur melalui penyata pendapatan di akhir tempoh tersebut dan untung atau rugi ditunjukkan dalam penyata perubahan ekuiti dan seterusnya ke dalam kunci kira-kira dalam bahagian ekuiti pemilik. Ini bermakna pelaporan prestasi tempoh tersebut telah selesai.

Apabila tempoh hadapan yang baru bermula pula, prestasi tempoh hadapan akan diukur melalui penyata pendapatan tempoh itu yang merangkumi semua hasil dan belanja tempoh tersebut sahaja. Justeru itu, semua akaun hasil dan belanja tempoh semasa perlu ditutup dahulu melalui catatan penutup sebelum bermulanya tempoh hadapan yang baru. Dengan cara ini, urus niaga hasil dan belanja tempoh hadapan tidak dicampuradukkan dengan tempoh semasa.

Anda juga perlu ingat bahawa untung atau rugi tempoh semasa akan direkodkan dalam penyata perubahan ekuiti dan seterusnya di bahagian ekuiti pemilik dalam kunci kira-kira di akhir tempoh semasa untuk dibawa ke hadapan iaitu ke tempoh baru. Untung atau rugi bagi perniagaan jenis milikan tunggal dibawa ke akaun modal atau akaun untung tertahan (sekiranya diasingkan daripada akaun modal) bergantung kepada pilihan pemilik. Selain daripada itu, adalah menjadi amalan juga bagi perniagaan untuk tidak membawa baki akaun ambilan tempoh semasa ke tempoh hadapan. Ambilan juga kebiasaannya ditutup ke dalam akaun untung tertahan tetapi sebagai pengurangan, sama seperti rugi (atau ke akaun modal sekiranya akaun untung tertahan tiada baki). Modal tambahan yang dibuat dalam tempoh semasa lebih sesuai dicampurkan ke akaun modal daripada akaun untung tertahan.

Daripada maklumat di atas, catatan penutup yang perlu dibuat ialah bagi menutup semua akaun hasil dan belanja ke akaun untung rugi; pindahan untung/rugi, ambilan dan modal tambahan ke akaun untung tertahan atau ke akaun modal.

Walau bagaimanapun, mengikut cadangan persembahan Penyata Perubahan Ekuiti dalam MASB 1, untung/rugi dan ambilan ditutup ke akaun untung tertahan manakala akaun modal tambahan ditutup ke akaun modal.

Baki akaun aset, liabiliti dan ekuiti pemilik lain tidak ditutup. Baki akhir akaun-akaun jenis ini dibawa ke hadapan untuk menjadi baki awal tempoh baru.

Dengan selesainya catatannya penutup, proses perekodan dalam satu kitaran berakhir. Dalam keadaan tertentu perekodan urus niaga daripada maklumat dokumen punca bolehlah bermula kembali. Langkah menyediakan catatan pembalik mungkin dipilih sebelum urus niaga harian mula direkodkan dalam kitaran baru. Penyediaan catatan pembalik di awal jangka masa baru boleh dipertimbangkan hanya jika terdapat catatan pelarasan daripada empat jenis pertama (hasil belum terima, hasil terima dahulu/belum peroleh, belanja prabayar dan belanja belum bayar) di akhir tempoh sebelumnya. Seperti namanya, catatan pembalik hanya membalikkan catatan pelarasan. Contohnya jika bagi catatan pelarasan hasil belum terima, akaun hasil belum terima didebitkan dan akaun hasil dikreditkan, maka bagi catatan pembaliknya, akaun hasil belum terima akan dikreditkan dan akaun hasil didebitkan. Apabila tunai diterima, akaun tunai akan didebitkan dan akaun hasil dikreditkan. Kesan terakhir ialah tunai bertambah, akaun hasil tertutup dengan sendiri dan akaun hasil belum terima juga tertutup kesan catatan pembalik di awal jangka masa. Bagi catatan pembalik, anda mempunyai pilihan untuk tidak menyediakannya. Ini tidak akan memberi sebarang kesan kepada kedudukan akaun lain. Jika catatan pembalik tidak dibuat, apabila tunai diterima, akaun tunai akan didebitkan dan akaun hasil belum terima dikreditkan. Ini menunjukkan tunai meningkat, akaun hasil belum terima secara tersendiri tertutup dan tiada akaun hasil yang terlibat. Kesannya adalah sama dengan cara di mana catatan pembalik dibuat.

Dalam program ASSETDiplomat, anda akan dapati bahawa catatan penutup dibuat secara automatik untuk anda kecuali bagi catatan merekodkan stok akhir. Anda mempunyai pilihan untuk menyediakan catatan pembalik atau tidak.

Kitaran perakaunan dalam sistem berkomputer

Terdahulu, anda telah pelajari tentang faktor yang mempengaruhi pembangunan sesuatu sistem perakaunan dan perbezaan antara sistem perakaunan berkomputer dan manual. Dalam bahagian ini pula aspek kitaran perakaunan dalam sistem maklumat perakaunan berkomputer dibincangkan.

Dalam sistem perakaunan secara manual, media penyimpanan maklumat adalah buku tebal seperti jurnal, buku tunai, lejar dan kesemua semua catatan dalam rekod ini dibuat secara bertulis tangan. Penyediaan akaun dalam sistem manual agak rumit kerana banyak kerja tulis menulis, pindah-memindah dari dokumen ke jurnal dan seterusnya ke lejar. Pelbagai kesilapan juga boleh berlaku kerana kerja memproses data yang banyak dan berulang dilakukan oleh manusia. Begitu juga dengan penyediaan imbangan duga dan penyediaan penyata kewangan. Dalam sistem berkomputer pula, media penyimpanan maklumat adalah media elektronik seperti disket, cakera optik dan katrij digunakan. Penyediaan akaun adalah mudah dan pantas kerana program telah diaturcarakan, pengiraan dan pemindahan dilakukan secara automatik oleh komputer. Penyemakan ketepatan data juga dilakukan oleh komputer itu sendiri. Terdapat juga banyak pakej yang membolehkan dokumen seperti resit, invois dan sebagainya dikeluarkan secara langsung dari mesin cetak. Data dicatatkan menerusi papan kekunci, pengimbas berkanta dan alat input yang lain. Pengeposan dan penyediaan imbangan duga serta penyata kewangan disediakan secara automatik oleh komputer.

Imbangan Duga

Imbangan duga

Imbangan duga adalah jadual yang menunjukkan senarai nama semua akaun dalam lejar am dan baki setiap akaun tersebut (debit atau kredit) pada satu tarikh tertentu.

Untuk menyediakan imbangan duga baki semua akaun dalam lejar am perlu dicari. Langkah berikut perlu dilaksanakan untuk tujuan tersebut:

Langkah 1:

Bandingkan jumlah debit dan kredit dalam sesuatu akaun.

Langkah 2:

Letakkan jumlah yang lebih besar sebagai jumlah keseluruhan di kedua-dua bahagian debit dan kredit.

Langkah 3:

Tolakkan jumlah sebelah mana yang lebih kecil daripada jumlah keseluruhan. Perbezaan ini merupakan baki akaun tersebut yang perlu di hantar ke bawah atau ke hadapan.

Langkah 4:

Baki ini akan dibawa ke bawah atau ke hadapan di sebelah yang berlawanan.

Kita perhatikan cara mencari baki akaun atau dikenali juga sebagai mengimbang akaun dengan merujuk kepada contoh akaun Penghutang (Kawalan) dari lejar am seperti di bawah:

Akaun Penghutang (kawalan)

Maklumat daripada imbangan duga menjadi maklumat punca kepada penyata kewangan. Selain daripada memainkan peranan sebagai arkib maklumat untuk penyata kewangan, imbangan duga dapat membantu menguji kesamaan sistem catatan beregu (debit = kredit) dan mengesan kesilapan yang boleh dikesan dengan imbangan duga. Berikut adalah contoh imbangan duga:

Perusahaan TT
Imbangan Duga pada 31/12/2000

Jenis

Kod Akaun

Debit

Kredit

Tunai

16,835

Penghutang

8,015

Inventori/Stok

2,960

Bank

200

Peralatan

2,960

Nota belum bayar

695

Pemiutang

500

Modal

5,000

Pinjaman

810

Jualan

20,000

Belian

4,070

Belanja sewa

100

Belanja susut nilai

5

Jumlah

31,075

31,075

Sekiranya imbangan duga tidak seimbang, in bermakna sememangnya terdapat kesilapan dalam merekodkan maklumat urus niaga. Ini boleh terjadi sama ada di dalam jurnal ataupun sewaktu pengeposan ke lejar. Jika imbangan duga seimbang pula, ini tidak bermakna ia semestinya betul kerana ada kesilapan yang tidak boleh dikesan dengan imbangan duga. Contoh kesilapan jenis ini ialah:

  • Kesilapan pengelasan akaun (Debit dan Kredit salah akaun)
  • Kesilapan terseimbang termasuk kesilapan catatan asal (jumlah yang salah digunakan untuk mendebit dan kreditkan akaun-akaun yang betul ataupun akaun yang salah)
  • Kesilapan catatan tertinggal (urus niaga tidak dicatat langsung)
  • Kesilapan catatan dua kali atau lebih (urus niaga lebih dari sekali)

Apabila terdapat sebarang kesilapan, anda boleh mengambil beberapa langkah kawalan untuk mengesan kesilapan. Langkah dalam mencari kesilapan dicadangkan seperti berikut:

  • Mengira perbezaan yang berlaku
  • Semak sama ada semua akaun telah disenaraikan
  • Kira semua baki setiap akaun
  • Semak jurnal
  • Semak dokumen punca

Catatan Pelarasan


Catatan pelarasan

Catatan pelarasan bertujuan untuk menentukan semua maklumat berkaitan sesuatu tempoh perakaunan hanya mengambil kira urus niaga bagi tempoh tersebut. Ini bermakna sekiranya maklumat mengenai urus niaga tempoh perakaunan hadapan telah diambil kira, jumlah berkaitan urus niaga tempoh perakaunan akan datang perlu ditolak. Urus niaga tempoh semasa tetapi yang masih belum diambil kira pula perlu dicampurkan. Urus niaga tempoh hadapan dan semasa yang terlibat terdiri daripada :

  • Hasil tempoh semasa yang mana bayarannya belum diterima (hasil terakru/belum terima)
  • Hasil tempoh hadapan yang mana bayarannya telah diterima terdahulu dalam tempoh semasa (hasil belum peroleh)
  • Belanja tempoh hadapan yang mana bayaran telah dibuat dalam tempoh semasa (prabayar) dan
  • Belanja tempoh semasa tetapi bayarannya belum dibuat (belanja terakru)

Selain daripada kategori urus niaga di atas, terdapat kategori urus niaga lain yang memerlukan catatan pelarasan. Maklumat urus niaga jenis ini tidak terkandung dalam dokumen punca yang melibatkan entiti luar seperti jualan, belian dan sebagainya. Urus niaga yang dimaksudkan ialah caj susut nilai, peruntukan hutang ragu serta proses membawa masuk nilai terkini stok akhir.

Catatan pelarasan bagi jenis urus niaga yang sebutkan di atas (kecuali stok akhir) diperlukan kerana mematuhi konsep perakaunan asas akruan, pemadanan dan jangka masa perakaunan.

Catatan pelarasan dibuat melalui jurnal am dan perlu dipindahkan ke akaun-akaun yang terlibat dalam lejar sebelum imbangan duga disediakan. Sedikit penjelasan diberikan di bawah berkaitan catatan pelarasan urus niaga tertentu. Perbincangan tentang peruntukan susut nilai terkumpul dan peruntukan hutang ragu diberikan dalam Modul Isu Perbincangan Khas.

Hasil belum terima/terakru (receivables)
Hasil belum terima adalah hasil yang diperolehi dalam sesuatu tempoh perakaunan tetapi tunai belum diterima.
Ia adalah sejenis aset semasa.

Contoh

Perniagaan Samad diberi komisyen sebanyak RM2 untuk setiap unit jualan yang dibuat. Dalam bulan Disember X1, perniagaan telah menjual 500 unit. Komisyen belum terima pada 31hb Disember X1 berjumlah RM1000. Pada 31hb Disember X1, pelarasan perlu dibuat dengan mendebitkan akaun hasil komisyen terakru dan mengkreditkan akaun hasil komisyen.

Hasil terima dulu/hasil belum terperoleh (unearned revenue)
Hasil terdahulu atau terima dulu ialah hasil yang diperoleh untuk tempoh perakaunan yang akan datang tetapi tunai telah diterima dalam tempoh perakaunan semasa. Ia adalah sejenis liabiliti semasa.

Contoh

Pada 22 Disember X1, Perniagaan Samad menerima tunai sebanyak RM500 untuk perkhidmatan yang akan diberikan dalam bulan Januari X2. Pelarasan perlu dibuat untuk hasil terima dulu pada 31 Disember X1. Pada 22 Disember X1 sewaktu tunai diterima akaun hasil sepatutnya telah dikreditkan dan tunai didebitkan. Catatan pelarasan perlu dibuat dengan mendebitkan akaun hasil dan mengkreditkan akaun hasil terima dulu.

Belanja terdahulu/prabayar (prepayments)
Belanja terdahulu adalah belanja yang dibuat untuk tempoh akan datang tetapi bayarannya telah dijelaskan dalam tempoh perakaunan semasa. Belanja terdahulu adalah sejenis aset semasa. Belanja terdahulu perlu ditolak daripada belanja yang telah dibayar supaya belanja yang dilaporkan dalam penyata pendapatan menggambarkan belanja yang sebenarnya.

Contoh

Pada 1hb Oktober X1, Perniagaan Samad telah membayar premium insurans sebanyak RM600 untuk tempoh setahun. Pada tarikh itu akaun belanja insurans perlu didebitkan sebanyak RM600 dan tunai/bank dikreditkan. Pada 31hb Disember X1, pelarasan perlu bagi merekodkan insuran bayar dulu sebanyak RM450 (iaitu 9 bulan@ RM50) yang berkait dengan tempoh hadapan. Catatannya ialah debit akaun insuran bayar dahulu, kredit akaun belanja insurans.

Belanja belum bayar/terakru (accrued expenses)
Belanja terakru adalah belanja yang telah dikenakan/dibuat dalam tempoh perakaunan semasa tetapi bayaran belum dijelaskan dalam tempoh perakaunan tersebut.
Konsep urus niaga jenis ini serupa dengan konsep belian secara kredit. Jadi ia adalah sejenis liabiliti semasa.

Contoh

Pada 29hb Disember X1 Perniagaan Samad telah menerima bil elektrik .Jumlah yang perlu dibayar adalah sebanyak RM178. Bil itu hanya dijelaskan pada 2hb Januari X2. Pada 31 hb Disember X1, pelarasan perlu dibuat untuk belanja elektrik belum bayar. Catatannya ialah debit akaun belanja elektrik dan kredit akaun elektrik belum bayar.

Selain daripada empat jenis catatan pelarasan di atas dan catatan pelarasan bagi peruntukan susut nilai dan peruntukan hutang ragu, satu lagi catatan ialah untuk membawa masuk nilai stok atau inventori akhir bagi perniagaan yang mengamalkan sistem perekodan inventori berkala. Catatan ini mudah sahaja, anda hanya debitkan akaun stok/inventori (akhir) dan kreditkan akaun kos barang dijual (stok akhir). Sekiranya sebelum itu terdapat stok awal yang dibawa dari jangka masa sebelumnya, maka anda perlulah terlebih dahulu debit kos barang dijual (stok awal) dan kredit stok/inventori (awal).

Dalam sistem manual, kebiasaannya, akaun perniagaan ataupun akaun untung rugi digunakan, bukan akaun kos barang dijual (stok/inventori awal dan akhir). Cara ini juga betul. Namun dalam sistem berkomputer bagi sistem inventori berkala, akaun perniagaan atau untung rugi jarang digunakan untuk menunjukkan jumlah bagi item yang dilaporkan. Semua jenis akaun yang dibuka harus dikelaskan secara terperinci mengikut lima jenis akaun berdasarkan penyata di mana akaun tersebut dilaporkan. Di sini, akaun stok/inventori yang dilaporkan dalam kunci kira-kira (kategori aset) perlu dibezakan daripada nilai stok/inventori awal atau akhir yang laporkan dalam formula untuk mencari nilai kos barang dijual dalam penyata pendapatan. Semua akaun yang dilaporkan dalam penyata pendapatan hendaklah dari kategori belanja atau hasil. Nilai stok/inventori awal atau akhir sebenarnya memberi kesan kepada nilai kos barang dijual yang dikira. Sebab itulah akaun kos barang dijual (stok/inventori awal) dan kos barang dijual (stok/inventori akhir) dibuka di bawah kategori kos barang dijual. Demikian juga halnya dengan belian. Oleh kerana belian, pulangan belian dan diskaun belian (jika anda memilih untuk menunjukkan diskaun ini sebagai pengurangan kepada belian) juga memberi kesan kepada kos barang dijual, akaun kos barang dijual (belian) dan sebagainya dibuka.

Dokumen Sumber


Dokumen sumber

Dokumen sumber atau dikenali juga sebagai dokumen punca merupakan dokumen yang membuktikan berlakunya sesuatu urus niaga dan merupakan asas dalam rekod perakaunan. Kawalan ke atas dokumen sumber penting untuk memastikan data perakaunan adalah boleh dipercayai dan tepat. Tujuan penyediaan dokumen sumber adalah sebagai langkah kawalan dalaman, bukti berlakunya urus niaga dan merupakan input kepada proses perekodan.

Seperti yang anda telah pelajari dalam Modul Memahami Organisasi Perniagaan, terdapat berbagai jenis dokumen sumber dalam aktiviti perniagaan. Penjelasan mengenai dokumen sumber yang lazim digunakan telah diberikan dalam Modul Memahami Organisasi Perniagaan. Beberapa jenis dokumen yang kerap digunakan diberi di bawah ini.

Invois
Invois terdiri daripada 2 jenis iaitu invois jualan yang membuktikan berlakunya jualan kredit dan Invois belian yang membuktikan berlakunya belian kredit.

Butiran dalam invois termasuklah: kuantiti, harga, ciri barang atau perkhidmatan, cara penghantaran perlaksanaan perkhidmatan dan syarat kredit.

Nota debit
Dokumen ini memaklumkan catatan debit yang telah dibuat pada sesuatu akaun misalnya, nota debit dari bank yang memaklumkan simpanan pelanggan dikurangkan kerana pembayaran tertentu seperti pembayaran balik hutang atau pembayaran perkhidmatan bank.

Nota kredit
Dokumen ini memaklumkan catatan kredit kepada sesuatu akaun misalnya nota kredit daripada pembekal kepada pembeli memaklumkan pembeli bahawa akaunnya telah berkurangan disebabkan oleh pemulangan barang atau pemberian diskaun.

Resit
Dokumen ini mengesahkan urus niaga tunai. Resit boleh dikeluarkan oleh perniagaan bagi tunai yang diterima dan resit juga boleh diterima oleh perniagaan jika perniagaan membuat bayaran.

Bil tunai
Dokumen ini juga boleh mengesahkan jualan secara tunai jika perniagaan yang mengeluarkan bil tunai.
Sebaliknya, jika perniagaan menerima bil tunai, ini bermakna perniagaan telah membuat belian secara tunai.

Baucer pembayaran
Dokumen ini juga memberi maklumat mengenai urus niaga atau bank. Baucer pembayaran merupakan bukti bagi pembayaran yang telah dibuat sama ada secara tunai atau melalui cek. Dokumen ini mengandungi maklumat seperti jumlah pembayaran, tujuan pembayaran, barangan yang dibeli, kuantiti, harga dan maklumat lain yang difikirkan perlu. Dokumen ini perlu disahkan sebelum pembayaran dibuat dengan tandatangan penerima.

Nota serahan
Dokumen yang dikeluarkan oleh pembekal diberikan kepada pembeli sebagai bukti penyerahan barang oleh pembekal. Nota serahan mengandungi keterangan tentang jenis barang yang dihantar dan kuantiti.
Walau bagaimanapun, maklumat dalam dokumen ini tidak direkod ke dalam jurnal.

Ciri-ciri Dokumen Sumber
Dokumen punca perlu mempunyai ciri-ciri tertentu supaya dapat berfungsi dengan berkesan dan dapat memudahkan proses perekodan maklumat. Antara ciri-ciri ini ialah:

– Memudahkan diisi
– Mengandungi maklumat urus niaga yang diperlukan
– menentukan jumlah salinan yang diperlukan
– Bentuk setiap kumpulan (atau salinan) sepatutnya berbeza mungkin berdasarkan warna atau saiz atau ciri lain.

Analisis data

Data dianalisis berdasarkan dokumen sumber untuk mengetahui:

  • jenis urus niaga
  • bilakah ia berlaku
  • sama ada melibatkan catatan ke jurnal atau tidak
  • jumlah nilai kewangan

Dalam perniagaan seharian, anda perlu menganalisis maklumat daripada dokumen sumber supaya dapat ditukar ke dalam bentuk senarai urus niaga. Anda boleh merujuk kepada Menu Latihan untuk melihat contoh dokumen sumber dan senarai urus niaga.

Jurnal

Jurnal merupakan buku catatan pertama yang digunakan untuk merekod urus niaga dari dokumen sumber yang relevan. Semua urus niaga yang dicatatkan adalah mengikut kronologi iaitu mengikut tarikh urus niaga berlaku. Jurnal dibuka untuk tujuan :

  • Menyediakan rekod secara kronologi
  • Mendedahkan kesan ke atas urus niaga
  • Memudahkan kerja mengesan dan menyusun urus niaga
  • Mengurangkan kemungkinan mencatat maklumat yang tidak perlu
  • Memudahkan pengeposan maklumat ke lejar

Jurnal terdiri daripada dua jenis iaitu Jurnal Khas dan Jurnal Am. Jurnal khas dinamakan sedemikian kerana jurnal ini dikhaskan hanya untuk urus niaga yang serupa jenis dan kerap berlaku seperti jualan dan belian secara kredit, urus niaga secara tunai dan sebagainya. Ini bermakna, bilangan jurnal khas yang disediakan oleh sesebuah entiti mungkin berlainan daripada yang sediakan oleh entiti lain disebabkan urus niaga yang berlainan jenis.

Jurnal am pula disediakan untuk merekod urus niaga yang tidak sesuai direkodkan ke dalam jurnal khas. Antara urus niaga yang direkodkan dalam jurnal am ialah urus niaga pembelian aset secara kredit (selain daripada barang niaga), pelupusan aset tetap, ambilan stok, urus niaga berkaitan catatan pelarasan, pembetulan, penutup dan pembalik.

Ringkasan beberapa jenis jurnal yang kerap disimpan serta fungsi setiap satu diberikan di bawah:

Jenis Jurnal

Fungsi

Jurnal Belian

Merekodkan semua belian barang niaga secara kredit (atau berhutang)

Jurnal Pulangan Belian

Merekodkan semua pulangan belian

Jurnal Jualan

Merekodkan semua jualan barang niaga secara kredit (atau berhutang)

Jurnal Pulangan Jualan

Merekodkan semua pulangan jualan

Jurnal Penerimaan Tunai (bahagian kiri/debit Buku Tunai)

Merekodkan semua penerimaan tunai

Jurnal Pembayaran Tunai (bahagian kanan/kredit Buku Tunai)

Merekodkan semua pembayaran tunai

Jurnal Am

Merekodkan semua urus niaga lain yang tidak sesuai direkodkan dalam jurnal khas

Seksyen seterusnya memberi contoh bagaimana jurnal disediakan. Perhatikan lajur-lajur yang terlibat dan butiran yang diisi dalam setiap lajur.

Secara am, maklumat penting yang sepatutnya terdapat dalam setiap jurnal terdiri daripada nama jurnal, tarikh urus niaga berlaku, nama serta rujukan (kod atau maklumat lain) akaun-akaun yang terlibat, nilai mata wang urus niaga serta maklumat tambahan bergantung kepada jenis jurnal seperti rujukan dokumen punca dan penjelasan ringkas mengenai urus niaga.

Seperkara lagi yang perlu diambil maklum mengenai jurnal ialah maklumat dari semua jurnal akan dipindahkan atau diposkan ke dalam akaun di lejar. Setiap urus niaga perlu direkodkan sekurang-kurangnya dua kali, satu di sebelah debit dan satu lagi di sebelah kredit. Setiap jenis jurnal memberikan maklumat mengenai akaun-akaun dalam lejar yang akan didebit atau kredit. Hanya cara maklumat ini dipersembahkan kelihatan berbeza. Isu ini akan dibincangkan lagi dalam seksyen seterusnya apabila contoh jurnal secara terperinci diberikan.

Jurnal Am
Contoh jurnal am diberikan di bawah:

Tarikh

Perkara

Kod akaun

Debit

Kredit

1/1/01

Bangunan
Kereta
Modal
(memasukkan tunai dan
kereta sebagai modal)

1010
1210
3210

150000
25000

175000

Maklumat dalam jurnal di atas menerangkan bahawa akaun bangunan dan kereta akan didebitkan masing-masing dengan RM150,000 dan RM25,000 dan akaun modal pula dikreditkan dengan RM175,000.

Jurnal khas
Contoh beberapa jenis jurnal khas adalah seperti berikut:

Jurnal penerimaan tunai

Tarikh

Rujukan dokumen

Perkara

Kod akaun

Jumlah diskaun jualan

Tunai

Bank

Jualan

Penghutang

Lain-lain

2/1/01

Jualan

3400

5000

5000

Jurnal pembayaran tunai

Tarikh

Rujukan dokumen

Perkara

Kod akaun

Jumlah diskaun Belian

Tunai

Bank

Belian

Pemiutang

Lain-lain

2/1/01

Pemiutang

2400

2500

2500

Bagi anda yang biasa dengan penggunaan buku tunai, anda tidak perlu bimbang dengan penyediaan kedua-dua jenis jurnal di atas. Ini adalah kerana kedua-duanya merupakan bahagian-bahagian tertentu buku tunai. Jurnal penerimaan tunai merupakan bahagian kiri atau debit buku tunai manakala jurnal pembayaran tunai merupakan bahagian kanan atau kredit buku tunai. Bagi kedua-dua jenis jurnal tunai ini, bilangan lajur selepas lajur “Kod akaun” tidak terhad. Lajur “lain-lain” seperti contoh di atas, masih boleh dipecahkan secara lebih terperinci. Walau bagaimanapun, bilangan minimum lajur selepas lajur “Kod akaun” ialah satu iaitu untuk tunai atau bank bergantung kepada kehendak entiti.

Amalan untuk menyediakan lajur yang khas untuk jualan, penghutang serta diskaun jualan (juga dikenali sebagai diskaun diberi) bagi jurnal penerimaan tunai dan lajur khas untuk belian, pemiutang serta diskaun belian (juga dikenali sebagai diskaun diterima) bagi jurnal pembayaran tunai adalah untuk memudahkan pindahan ke lejar. Umpamanya bagi jurnal penerimaan tunai, sekiranya entiti kerap menerima tunai daripada penghutang, adalah lebih mudah jika setiap urus niaga tunai daripada penghutang diasingkan ke dalam satu lajur dan kemudiannya dijumlahkan terlebih dahulu untuk diposkan ke akaun penghutang dan tunai.

Untuk jurnal penerimaan tunai, akaun yang akan didebitkan ialah akaun tunai dan diskaun jualan manakala akaun yang akan dikreditkan ialah akaun jualan, penghutang dan lain-lain. Untuk jurnal pembayaran tunai pula, akaun yang akan didebitkan ialah akaun belian, pemiutang dan lain-lain manakala akaun yang akan dikreditkan ialah akaun tunai dan diskaun belian.

Jurnal jualan

Tarikh

No. Invois

Penghutang

Kod akaun

Amaun

2/01/01

1210

Ali

1030-01

400

5/01/01

1211

Baba

1030-02

300

10/01/01

1212

Bujang

1030-03

500

12/01/01

1213

Chaca

1030-04

200

17/01/01

1214

Dee Dee

1030-08

450

23/01/01

1215

Eng

1030-06

250

2100

Bagi contoh jurnal jualan di atas, jumlah penghutang RM2,100 akan diposkan ke sebelah debit akaun Kawalan Penghutang dan ke sebelah kredit akaun jualan dalam lejar am . Pada masa yang masa, hutang individu yang dibuat oleh setiap penghutang akan diposkan ke akaun masing-masing di sebelah debit juga dalam lejar kecil atau subsidiari. Ia bukan lah sebahagian dari catatan beregu tetapi dilakukan untuk tujuan kawalan untuk mengetahui jumlah hutang setiap penghutang.

Contoh jurnal pulangan jualan diberikan di bawah.

Jurnal pulangan jualan

Tarikh

Nota debit

Penghutang

Kod akaun

Amaun

16/01/01

110

Ali

1030-01

50

25/01/01

111

Baba

1030-02

100

150

Jumlah sebanyak RM150 akan direkodkan ke akaun pulangan jualan di sebelah debit manakala akaun kawalan penghutang di sebelah kredit menandakan pengurangan kepada jumlah yang dihutang oleh penghutang. Seperti contoh jualan kredit yang memberi kesan kepada akaun penghutang individu dalam lejar subsidiari, pulangan jualan daripada setiap penghutang individu juga direkodkan dalam akaun penghutang individu dalam lejar subsidiari tetapi di sebelah kredit.

Bagi jurnal belian pula, akaun pemiutang dan belian pula yang terlibat seperti di tunjukkan dalam contoh di bawah.

Jurnal belian

Tarikh

No. Invois

Pemiutang

Kod akaun

Amaun

2/01/01

2100

Doo

2100-01

500

5/01/01

2100

Ree

2100-02

300

10/01/01

2100

Mee

2100-03

200

1000

Jumlah RM1,000 akan diposkan ke akaun Kawalan Pemiutang di sebelah kredit dan akaun Belian di sebelah debit. Akaun pemiutang individu dalam lejar subsidiari juga dikreditkan jumlah hutang masing-masing.

Jurnal pulangan belian yang menunjukkan pengurangan belian dari pemiutang kesan daripada pulangan barang niaga yang telah dibeli ditunjukkan di bawah.

Jurnal pulangan belian

Tarikh

Nota Kredit

Pemiutang

Kod akaun

Amaun

16/01/01

210

Doo

2100-01

50

25/01/01

211

Ree

2100-02

50

100

Dalam contoh ini, jumlah sebanyak RM100 akan direkodkan ke akaun pulangan belian di sebelah kredit dan akaun kawalan pemiutang di sebelah debit. Jumlah pulangan yang dibuat kepada pemiutang individu ditunjukkan juga dalam akaun pemiutang individu di lejar subsidiari di sebelah debit.

Setelah anda memahami maksud jurnal dan bagaimana menyediakan catatan jurnal anda bolehlah melaksanakan latihan melalui Menu Simulasi

Lejar

Lejar terdiri daripada seluruh kumpulan akaun yang disediakan oleh entiti. Terdapat dua jenis lejar iaitu lejar am dan lejar subsidiari. Semua maklumat dari jurnal dipindahkan ke lejar sebelum sebarang penyata kewangan boleh disediakan. Lejar dibuat bertujuan untuk mengasingkan kesan urus niaga ke atas akaun-akaun secara terperinci untuk memudahkan penyediaan penyata kewangan. Setiap catatan dalam jurnal dipindahkan ke dalam lejar am sahaja ataupun lejar am dan lejar subsidiari. Lejar subsidiari menyokong lejar am. Kebanyakan catatan memerlukan pemindahan ke lejar am sahaja. Catatan yang memerlukan pindahan kepada kedua-dua lejar am dan subsidiari adalah catatan bagi akaun yang mempunyai akaun-akaun kecil yang banyak seperti akaun penghutang yang terdiri daripada beberapa akaun penghutang individu. Dalam kes ini, semua akaun penghutang individu dibuka dalam lejar subsidiari manakala akaun “besar” atau dikenali sebagai akaun kawalan dibuka dalam lejar am. Sekiranya bahagian debit semua akaun penghutang individu dicampur, jumlahnya adalah seperti jumlah bahagian debit akaun kawalan. Demikian juga keadaannya dengan bahagian kredit. Peraturan simpan kira yang anda pelajari dalam bahagian terdahulu perlu diaplikasikan dalam menyediakan akaun-akaun dalam lejar berkaitan.

Setelah anda memahami maksud lejar dan bagaimana menyediakannya berdasarkan peraturan yang relevan, anda bolehlah melaksanakan aktiviti yang berkaitan dalam Menu Simulasi.

Kitaran Perakaunan

Langkah dalam satu kitaran perakaunan

Untuk menyediakan penyata kewangan, beberapa proses perlu diikuti secara sistematik. Langkah-langkah dalam kitaran perakaunan tidak boleh dilangkau kerana setiap langkah memerlukan maklumat hasil daripada langkah terdahulu.

Langkah-langkah tersebut diberikan di dalam rajah berikut:

Rajah 1: Langkah dalam satu kitaran perakaunan

Diadaptasi dari: Arfah Salleh (1994). Kitaran Perakaunan, cetakan semula 2001, Penerbit UPM.

Langkah yang diberikan dalam rajah terdahulu adalah berdasarkan amalan perakaunan. Namun, bagi tujuan pembelajaran, sedikit perbezaan dibuat kepada langkah dalam satu kitaran. Bagi memudahkan anda memahami kesan catatan pelarasan ke atas rekod perakaunan, imbangan duga biasanya disediakan sebanyak dua kali, iaitu satu sebelum mengambil kira catatan pelarasan dan satu lagi selepas catatan pelarasan dibuat.

Asas Perakaunan


Asas Perakaunan

Asas perakaunan bermaksud bagaimana pengiktirafan kepada urus niaga dibuat. Asas perakaunan bukan bermaksud cara urus niaga dilakukan iaitu sama ada urus niaga tunai atau urus niaga kredit, tetapi hanya bermaksud bagaimana pilihan dibuat ke atas urus niaga untuk dihitungkan prestasi dalam satu-satu tempoh. Pemilihan asas perakaunan memberi kesan secara langsung kepada jumlah untung atau rugi yang dihitung. Terdapat dua asas perakaunan iaitu asas tunai dan akruan.

Asas Akruan
Sesebuah perniagaan perlu menyediakan penyata kewangan mengikut asas akruan kecuali maklumat aliran tunai.

Mengikut perakaunan asas akruan, urus niaga dan peristiwa diiktiraf apabila ia berlaku (bukan bila tunai diterima atau dibayar) dan direkodkan dalam rekod perakaunan tempoh urus niaga tersebut berlaku. Seterusnya urus niaga tersebut dilaporkan dalam penyata kewangan dalam tempoh yang sama.

Belanja diiktiraf dalam penyata pendapatan berdasarkan perkaitan langsung di antara kos yang dikenakan (incurred) dengan perolehan item tertentu pendapatan. Ini adalah untuk memastikan belanja dipadankan dengan pendapatan yang berkaitan. Semua kos berkaitan aktiviti penjanaan hasil dalam tempoh tersebut juga dilaporkan dalam tempoh yang sama walaupun bayaran ke atas perbelanjaan belum dibuat.

Sebagai contoh, dalam bulan Januari 20X1 hasil jualan terdiri daripada RM10 ribu jualan secara tunai dan RM3 ribu secara kredit. Kutipan untuk jualan kredit bulan Januari diterima dalam bulan Februari 20X1. Berapakah jumlah jualan yang harus diiktiraf dalam bulan Januari? Mengikut perakaunan asas akruan, jualan dalam bulan Januari 20X1 ialah RM13 ribu walaupun RM10 ribu sahaja kutipan diterima dalam bulan Januari 20X1.

Asas Tunai
Peraturan perakaunan semasa tidak membenarkan perniagaan mengiktiraf hasil dan belanja mengikut asas tunai. Namun di sini diberikan sedikit penjelasan mengenai perakaunan asas tunai. Mengikut amalan perakaunan asas tunai, tumpuan harus diberi kepada aliran tunai masuk dan keluar dalam sesuatu tempoh BUKAN berdasarkan tempoh urus niaga berlaku. Untuk memudahkan perbandingan, kita gunakan contoh terdahulu di mana dalam bulan Januari 20X1, hasil jualan terdiri daripada RM10 ribu secara tunai dan RM3 ribu secara kredit serta kutipan jualan kredit hanya diperolehi dalam bulan Februari 20X1. Jika perakaunan tunai diamalkan, hasil yang dilaporkan dalam bulan Januari 20X1 ialah RM10 ribu sahaja bukan RM13 ribu seperti mana yang akan laporkan mengikut asas akruan.