Catatan Pelarasan

Catatan pelarasan

Catatan pelarasan bertujuan untuk menentukan semua maklumat berkaitan sesuatu tempoh perakaunan hanya mengambil kira urus niaga bagi tempoh tersebut. Ini bermakna sekiranya maklumat mengenai urus niaga tempoh perakaunan hadapan telah diambil kira, jumlah berkaitan urus niaga tempoh perakaunan akan datang perlu ditolak. Urus niaga tempoh semasa tetapi yang masih belum diambil kira pula perlu dicampurkan. Urus niaga tempoh hadapan dan semasa yang terlibat terdiri daripada :

• Hasil tempoh semasa yang mana bayarannya belum diterima (hasil terakru/belum terima)
• Hasil tempoh hadapan yang mana bayarannya telah diterima terdahulu dalam tempoh semasa (hasil belum peroleh)
• Belanja tempoh hadapan yang mana bayaran telah dibuat dalam tempoh semasa (prabayar) dan
• Belanja tempoh semasa tetapi bayarannya belum dibuat (belanja terakru)

Selain daripada kategori urus niaga di atas, terdapat kategori urus niaga lain yang memerlukan catatan pelarasan. Maklumat urus niaga jenis ini tidak terkandung dalam dokumen punca yang melibatkan entiti luar seperti jualan, belian dan sebagainya. Urus niaga yang dimaksudkan ialah caj susut nilai, peruntukan hutang ragu serta proses membawa masuk nilai terkini stok akhir.

Catatan pelarasan bagi jenis urus niaga yang sebutkan di atas (kecuali stok akhir) diperlukan kerana mematuhi konsep perakaunan asas akruan, pemadanan dan jangka masa perakaunan.

Catatan pelarasan dibuat melalui jurnal am dan perlu dipindahkan ke akaun-akaun yang terlibat dalam lejar sebelum imbangan duga disediakan. Sedikit penjelasan diberikan di bawah berkaitan catatan pelarasan urus niaga tertentu. Perbincangan tentang peruntukan susut nilai terkumpul dan peruntukan hutang ragu diberikan dalam Modul Isu Perbincangan Khas.

Hasil belum terima/terakru (receivables)
Hasil belum terima adalah hasil yang diperolehi dalam sesuatu tempoh perakaunan tetapi tunai belum diterima. Ia adalah sejenis aset semasa.

Contoh

Perniagaan Samad diberi komisyen sebanyak RM2 untuk setiap unit jualan yang dibuat. Dalam bulan Disember X1, perniagaan telah menjual 500 unit. Komisyen belum terima pada 31hb Disember X1 berjumlah RM1000. Pada 31hb Disember X1, pelarasan perlu dibuat dengan mendebitkan akaun hasil komisyen terakru dan mengkreditkan akaun hasil komisyen.

Hasil terima dulu/hasil belum terperoleh (unearned revenue)
Hasil terdahulu atau terima dulu ialah hasil yang diperoleh untuk tempoh perakaunan yang akan datang tetapi tunai telah diterima dalam tempoh perakaunan semasa. Ia adalah sejenis liabiliti semasa.

Contoh

Pada 22 Disember X1, Perniagaan Samad menerima tunai sebanyak RM500 untuk perkhidmatan yang akan diberikan dalam bulan Januari X2. Pelarasan perlu dibuat untuk hasil terima dulu pada 31 Disember X1. Pada 22 Disember X1 sewaktu tunai diterima akaun hasil sepatutnya telah dikreditkan dan tunai didebitkan. Catatan pelarasan perlu dibuat dengan mendebitkan akaun hasil dan mengkreditkan akaun hasil terima dulu.

Belanja terdahulu/prabayar (prepayments)
Belanja terdahulu adalah belanja yang dibuat untuk tempoh akan datang tetapi bayarannya telah dijelaskan dalam tempoh perakaunan semasa. Belanja terdahulu adalah sejenis aset semasa. Belanja terdahulu perlu ditolak daripada belanja yang telah dibayar supaya belanja yang dilaporkan dalam penyata pendapatan menggambarkan belanja yang sebenarnya.

Contoh

Pada 1hb Oktober X1, Perniagaan Samad telah membayar premium insurans sebanyak RM600 untuk tempoh setahun. Pada tarikh itu akaun belanja insurans perlu didebitkan sebanyak RM600 dan tunai/bank dikreditkan. Pada 31hb Disember X1, pelarasan perlu bagi merekodkan insuran bayar dulu sebanyak RM450 (iaitu 9 bulan@ RM50) yang berkait dengan tempoh hadapan. Catatannya ialah debit akaun insuran bayar dahulu, kredit akaun belanja insurans.

Belanja belum bayar/terakru (accrued expenses)
Belanja terakru adalah belanja yang telah dikenakan/dibuat dalam tempoh perakaunan semasa tetapi bayaran belum dijelaskan dalam tempoh perakaunan tersebut. Konsep urus niaga jenis ini serupa dengan konsep belian secara kredit. Jadi ia adalah sejenis liabiliti semasa.

Contoh

Pada 29hb Disember X1 Perniagaan Samad telah menerima bil elektrik .Jumlah yang perlu dibayar adalah sebanyak RM178. Bil itu hanya dijelaskan pada 2hb Januari X2. Pada 31 hb Disember X1, pelarasan perlu dibuat untuk belanja elektrik belum bayar. Catatannya ialah debit akaun belanja elektrik dan kredit akaun elektrik belum bayar.

Selain daripada empat jenis catatan pelarasan di atas dan catatan pelarasan bagi peruntukan susut nilai dan peruntukan hutang ragu, satu lagi catatan ialah untuk membawa masuk nilai stok atau inventori akhir bagi perniagaan yang mengamalkan sistem perekodan inventori berkala. Catatan ini mudah sahaja, anda hanya debitkan akaun stok/inventori (akhir) dan kreditkan akaun kos barang dijual (stok akhir). Sekiranya sebelum itu terdapat stok awal yang dibawa dari jangka masa sebelumnya, maka anda perlulah terlebih dahulu debit kos barang dijual (stok awal) dan kredit stok/inventori (awal).

Dalam sistem manual, kebiasaannya, akaun perniagaan ataupun akaun untung rugi digunakan, bukan akaun kos barang dijual (stok/inventori awal dan akhir). Cara ini juga betul. Namun dalam sistem berkomputer bagi sistem inventori berkala, akaun perniagaan atau untung rugi jarang digunakan untuk menunjukkan jumlah bagi item yang dilaporkan. Semua jenis akaun yang dibuka harus dikelaskan secara terperinci mengikut lima jenis akaun berdasarkan penyata di mana akaun tersebut dilaporkan. Di sini, akaun stok/inventori yang dilaporkan dalam kunci kira-kira (kategori aset) perlu dibezakan daripada nilai stok/inventori awal atau akhir yang laporkan dalam formula untuk mencari nilai kos barang dijual dalam penyata pendapatan. Semua akaun yang dilaporkan dalam penyata pendapatan hendaklah dari kategori belanja atau hasil. Nilai stok/inventori awal atau akhir sebenarnya memberi kesan kepada nilai kos barang dijual yang dikira. Sebab itulah akaun kos barang dijual (stok/inventori awal) dan kos barang dijual (stok/inventori akhir) dibuka di bawah kategori kos barang dijual. Demikian juga halnya dengan belian. Oleh kerana belian, pulangan belian dan diskaun belian (jika anda memilih untuk menunjukkan diskaun ini sebagai pengurangan kepada belian) juga memberi kesan kepada kos barang dijual, akaun kos barang dijual (belian) dan sebagainya dibuka.